L’archivage électronique joue un rôle de plus en plus important dans les entreprises, car les utilisateurs produisent de plus en plus de contenu. Il existe de nombreuses raisons de conserver ces informations et documents, allant du besoin pratique de récupérer d’anciens enregistrements à des préoccupations plus essentielles telles que la conformité légale et réglementaire. Continuez à lire pour en savoir davantage.
Qu’est-ce que les systèmes d’archivage électronique ?
Les SAE (système archivage éléctronique) permettent de conserver et d’organiser le contenu numérique ou électronique sur le long terme. Ils comprennent généralement des collections de documents, d’alertes, d’images, de dialogues de chat, de vidéos, d’enregistrements audio, etc., tous stockés numériquement et disponibles pour être recherchés et consultés à tout moment dans le futur.
Un système d’archive électronique peut être aussi simple qu’un disque dur indexé, mais plus généralement, elle implique des fonctionnalités avancées qui garantissent que les données sont facilement consultables et récupérables, même lorsque de très gros volumes d’informations sont impliqués.
Parmi les systèmes d’archivage, on peut citer la microfiche, le coffre-fort électronique et les systèmes de gestion de contenus d’entreprise.
Au nombre de ces systèmes, le coffre-fort électronique est le plus utilisé, car il conserve les flux d’impression dans leur format natif, stockant les documents exactement tel qu’ils ont été créés. Conçue pour fonctionner de manière transparente avec les systèmes et portails existants, la technologie des coffres-forts électroniques offre des avantages importants, notamment un accès très efficace à l’information.
Les avantages du coffre-fort électronique pour l’archivage électronique
Pratiquement aucun espace de stockage n’est nécessaire
Tout comme les microfiches permettaient de stocker une grande quantité d’informations dans un espace beaucoup plus petit que par le passé, les coffres-forts numériques offrent un moyen très efficace de stocker et de gérer le contenu numérique. De plus, ils peuvent stocker et indexer une plus grande variété de contenus, y compris des fichiers multimédias. Cela fait de vos archives numériques un guichet unique pour toutes les informations que votre organisation doit conserver.
Accès rapide à l’information
Les coffres-forts électroniques ne se contentent pas de stocker des informations, ils les organisent et les indexent également. Les meilleures solutions d’archivage électronique assemblent et stockent les métadonnées, ce qui facilite la localisation rapide des informations que vous recherchez lorsque vous en avez besoin.
De plus, les coffres-forts électroniques offrent des vitesses plus élevées, à la fois pour les informations entrantes et sortantes. Le meilleur logiciel d’archivage électronique peut ingérer environ 2,5 millions de pages par heure, sans aucune interruption des opérations.
Protection contre la perte de données
Étant donné que les coffres-forts électroniques fournissent un stockage complet pour l’ensemble de votre contenu numérique ou électronique, ils fournissent par ailleurs une connexion unique pour les opérations de sauvegarde afin de garantir que les données ne sont pas perdues. Qu’il s’agisse d’une panne matérielle, d’un incident de sécurité ou d’une catastrophe naturelle, un coffre-fort électronique conçu pour une entreprise vous offre la sécurité et la sécurité de savoir que vos données sont entièrement protégées à tout moment.
La révolution numérique a entraîné des changements spectaculaires dans la façon dont les organisations communiquent avec leurs clients. Cela appelle de nouvelles manières de penser au stockage des documents. L’archivage n’est plus seulement une question de tenue de registres, il s’agit d’agilité, de conformité et de libre-service numérique.
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